יעילות יתר: המשימות המיותרות שגוזלות לך יום שלם
"הילונת, אני מחפשת את המשקה שיהודה אוהב בכל מקום ואני לא מוצאת אותו, הזמנתי במכולת ואמרו לי שהם לא מכירים כזה דבר, איפה הוא קונה את זה?? חשוב לי נורא למצוא את זה לפני שבת כשאתם באים" אמא שלי נשמעה מתוסכלת, היא רק רוצה לפנק את הנכד היקר שלה כשהוא בא לבקר והוא הפיל עליה משימה בלתי אפשרית. נשמתי עמוק וגיליתי לה: "אמא, אנחנו קונים לו את זה פה, בסופר התל אביבי מתחת לבית, זה המקום היחידי שמוכרים את המשקה המוזר הזה והוא יכול ממש לרדת ולקנות בעצמו מתי שמתחשק לו" אני לא יודעת אם זיהיתי אנחת רווחה או דמעה בקצה העין שלה.
לא האמנתי איזה מסע היא עברה כדי לנסות למצוא לו משקה שהוא אמר כבדרך אגב שהוא אוהב. ושיש לו מתחת לבית. משימה מיותרת היא לקחה על עצמה, ועוד אחת ממש ממש קשה.
מה זו יעילות יתר?
הרבה פעמים משימות מיותרות נכנסות וממלאות את יומנו תוך כדי שהן מתחפשות למשהו דחוף וקריטי - אני קוראת לזה יעילות יתר:
הלקוח פתאום מתקשר כי הוא צריך משהו דחוף ואז אחרי שמסיימים הוא לא מתייחס לזה שבועיים.
מישהו במשרד שולח אימייל עם שאלה ואחרי שבזבזת שעתיים בלמצוא את התשובה מסתבר שהוא שלח את האימייל לתפוצה רחבה ומישהו אחר כבר ענה לו
המנחה נתן לך הערות למצגת ומיהרת והזדרזת כדי שיעבור על זה בזמן רק כדי לגלות שהוא בכלל בחופשה בשבועיים הקרובים וגם ככה אין מה למהר (אבל הי! זכית בשבועיים חופש!).
מבצע שעומד להגמר שחייבים לסוע עכשיו שעה וחצי בפקקים כדי לנצל מהר לפני שיגמר רק כדי לגלות שהמחירים בו לא כאלו טובים, או שהמוצר לא כל כך איכותי, וכמובן שזה לא משהו שבאמת צריך או שחשבת לקנות קודם.
הלכת עם תלונה לרופא והוא נתן לך הפניות למיליון בדיקות "למרות שנראה לי שזה סתם כלום" - ומייד עשית את כל הבדיקות רק כדי לגלות כעבור יומיים שזה באמת כלום ועבר מעצמו.
ובכן, היום אני אפתיע אותך - לא כל משימה שקופצת לך מול העיניים חייבת להתבצע. למעשה, לא כל רעיון, שאלה או בקשה של מישהו היא משימה שלך. כן, שמעת אותי נכון. יש דברים שעדיף לא לעשות אותם, שעדיף לתת להם לנוח ולראות מה קורה.
אילו שלוש שאלות מסננות משימות מיותרות?
במסגרת שנת הפנסיה שלי אני מתאמנת במודע על לזהות מה אני באמת צריכה לעשות ומה לא. אז כשנרשמת אצלי משימה במוח אני שואלת את עצמי 3 שאלות, לפי הסדר הזה:
האם זאת משימה אמיתית? משהו שמישהו חייב לעשות?
האם אני חייבת להיות זו שעושה אותה? אולי מישהו אחר יכול לעשות אותה במקומי?
האם זה חייב לקרות עכשיו? ובחייב אני מתכוונת לממש ממש חייב. שאם זה לא יקרה עכשיו אז מישהו ימות או יכנס למצב שמסכן אותו נפשית.
בהנחה שהתשובה לשלושת השאלות היא כן - אז אני אדחה את כל מה שיש לי ואעשה אותה. אבל אם התשובה לאחת השאלות האלה היא "לא"? אז לא. המשימה החדשה תחכה (ואולי תעלם עד שיגיע זמנה להיות מטופלת) ואם אחליט שהיא חשובה מספיק אשבץ אותה ביומן לטיפול עתידי מתי שנוח לי. ולא מתי שנוח לה לצוץ. כי חשוב לא לתת למשימות ולדרישות של אחרים לנהל לנו את הלו"ז, אלא לנהל אותו בעצמנו. ולמרות שאני מאמינה בך ומאמינה שאפשר לעשות הכל - אבל אי אפשר לעשות את הכל ביחד. משהו יהיה חייב להפגע ועדיף שזה לא יהיה מה שבאמת חשוב לך.
קריאה נוספת: 6 טיפים למשמעת עצמית · על אפליקציות פרודוקטיביות · המסלולים של הקרציה
הפוסט הזה פורסם במקור כניוזלטר השבועי של הקרציה, ב-3.9.2022. רוצה לקבל את הניוזלטר כל שבוע ישר למייל לפני כולם? להצטרפות
