איך לתעדף משימות: שיטת שלוש הרשימות

סבתא שלי, זכרונה לברכה, היתה תופרת במכונת התפירה שלה בזמן שאני הייתי מסתכלת ב"בורדה", מגזינים של גזרות לתפירה. הייתי מוקסמת מהדיוק שלה בזמן שתפרה, מאיך ידעה לתפעל את המכונה ולגרום לה לעשות כרצונה. כשהייתי יושבת לצידה היתה מספרת לי סיפורים ומשלים. אחד מהסיפורים האלו חרוט בזכרוני ונזכרתי בו השבוע. כך סיפרה לי סבתא:

היה היה פעם חייט שמאוד אהב להיות חייט. אבל היתה לו בעיה אחת - הוא ממש ממש לא אהב להשחיל את החוט למחט. את כל שאר החלקים בעבודה שלו הוא אהב - לגזור, למדוד, לתפור… חוץ מלהשחיל את החוט במחט. מה עשה החייט היקר? במקום להשחיל כל פעם חוט חדש, הוא היה משחיל חוט ארוך ארוך ארוך בבוקר ועובד איתו לכל היום. וכך פתר את הבעיה. אלא, שהחוט הארוך כלל לא היה נוח לעבודה. הוא היה מסתבך כל הזמן בכל מיני דברים, וגם והיו נוצרים בו קשרים. החייט נאלץ לעצור את עבודתו וכל פעם כדי למתוח את החוט, וזה היה לוקח לו שעות.

בשלב הזה סבתא היתה מושכת חוט ארוך ארוך ארוך ומקווצצת אותו ונותנת לי לשבת לפרום. כי מי לומד מניסיון של אחרים וממשלים על חייטים? אף אחד כמובן. ואחרי שהתעסקתי זמן רב בלפרום את החוט המקווצץ, היא היתה שואלת "נו, מה את לומדת מזה?" "שלא כדאי לברבר לסבתא בשכל כשהיא תופרת כי אז היא תתן לך עבודה?" "כשתגדלי תביני"

והנה, ברוך ה', גדלתי והתפתחתי והשבוע סוף סוף הבנתי את הסיפור. שתי מקורצצות שלי עזרו לי, בלי לדעת שזה מה שהן עושות! אחסוך ממך 30 שנות ציפיה ותהיה מה מוסר ההשכל של הסיפור הזה, כי החיים קצרים מידי ואני מעדיפה שהתובנה החשובה הזאת תיפול עליך כבר עכשיו.

למה אני לא עושה את מה שאני מתכננת?

כשהחייט בוחר לחפף בתחילת העבודה שלו הוא למעשה מחליט לחפף בכל המשך היום שלו, ובכך להקשות על עצמו. עצם העובדה שהוא לא מוכן לקחת את הזמן ולעצור כל פעם לתכנן את צעדיו ולהשחיל חוט באורך המתאים גורם לו להמון בזבוז זמן, עוגמת נפש וסבל בהמשך. והנמשל? אותו הדבר קורה כשאנחנו לא מתכננים את היום שלנו כמו שצריך. כשלא בא לי לעשות תכנון יום, לא בא לי לבחור עם איזה משימות להתחיל, בסוף נוצר לי פלונטר ענק ורשימה שלא ניתן לשלוט בה.

אז אחרי שהשבוע התעכבתי עם כמה מקורצצות על הרשימות שלהן, הגעתי למסקנה שיש משהו שכדאי שנעשה יישור קו לגביו:

אני מבינה שהמשימות שלך יקרות לליבך כמו הילדים שלך, סוג של. אם הייתי מאלצת אותך לבחור בין הילדים שלך, זה היה אפשרי? ברור שלא. ברור שאין לך העדפה, כל אחד ואחת מהם הם פתיתי שלג ייחודיים. אבל מה לגבי משימות? יש לך העדפה? אפשר לדבר חופשי, המשימות לא שומעות ולא צריך לממן להן פסיכולוג אחכ.

כי העובדה היא, שכשאין העדפה של משימות נורא נורא קשה לתכנן את היום יום שלנו. כשאין תעדוף כל התכנון למעשה הופך לניחוש מורכב ואפילו לא מושכל. אני רוצה לעשות את זה ואת זה ואת זה. וגם חייבים לעשות את זה ואת זה ואת זה. כל אחד מהם יקח לי בערך 3 שעות. ו-הופ יום העבודה שלי מורכב מ-50 שעות עבודה סה"כ. בלתי אפשרי, נכון? אני אהיה חייבת לבחור. מה שאומר שאם אני מחליטה לא להחליט מראש, אז בעצם אני מחליטה שאני אבחר כבר בהמשך היום. שזה הזמן שבו אני אמורה לעבוד, מה שאומר שאבזבז זמן עבודה על בחירה לא מוצלחת.

שאגלה לך איך התכנון ה"מושלם" הזה יגמר? קודם כל בשברון לב ותסכול - כי רוב המשימות לא יקרו. שנית - סיכוי טוב שמה שהכי חשוב לא יקרה אם לא נתתי לו עדיפות מיוחדת, כי דברים שיכנסו במהלך היום יסחפו אותי ויסיחו את דעתי.

איך מתעדפים משימות בשיטת שלוש הרשימות?

אז כמו שהמקורצצת היקרה שלי שאלה - איך אני מתעדפת? א-הא! פה יש לי פטנט שיום אחד אני מקווה לקבל עליו פרס נובל - שיטת שלוש הרשימות:

רשימה 1: קריטי - הדברים שקריטי לעשות אותם היום - אחרת יהיו השלכות לא רצויות באופן מיידי.

דוגמאות: תשלום דוח שזה המועד האחרון שלו לפני כפל קנס. פגישה שקבעתי. לקחת את הכלב החולה לוטרינר. לאסוף את הילדה מהחוג כי האמא שזה התור שלה הבריזה.

התנהלות: הדברים האלה יקרו היום בכל מקרה ולכן תופסים זמן שצריך להתחשב בו בתכנון. זו רשימה שביום אידיאלי (אם היה דבר כזה) היא ריקה. אבל מאחר ומדובר בהתקלות, אפשר לבנות על זה שהן בכל זאת יקרו. אבל זו השאיפה. כתבת את הרשימה הזו? עכשיו צריך להעריך כמה זמן תיקח כל משימה, ואז לסכם ולהבין כמה זמן פנוי נשאר לנו - שעה? עשר שעות? לפי הכמות נחליט כמה משימות יכנסו ברשימה הבאה.

רשימה 2: חשוב - דברים שכדאי שיקרו היום אחרת תיווצר לי בעיה בעתיד - זאת למעשה רשימת המשימות לביצוע להיום, ומאוד חשוב שלא יהיו בה יותר מדי דברים. כי אחרת היא לא תקרה.

דוגמאות: לחזור ללידים, לגבות כספים שמגיעים לי, לשלם לספקים, להתקדם עם משימות משמעותיות כמו להמשיך לכתוב את הספר/התזה, לבנות מצגת להרצאה, לעבור עם העובדים שלי על המשימות שלהם, לעשות הזמנה מהסופר, להביא מהניקוי יבש את השימלה לאירוע של מחר, לקבוע תור למוסך לקראת טסט.

התנהלות: גם כאן חשוב לעשות הערכת זמנים, וקרוב לוודאי שאין לנו זמן לכל המשימות שברשימה, ולכן צריך לבחור מה היום, מה מחר, מה יכול לחכות לשבוע הבא. וגם כדאי לזכור להשאיר זמן לבלתמים, כי אחרת כשהם יקרו לא נעשה את מה שתכננו לעשות (מהניסיון שלי, כדאי להשאיר שעתיים ביום. זה אמנם משתנה מאדם לאדם אבל אני במקומך הייתי סומכת על הניסיון שלי ומשאירה שעתיים. לא יגרם לי שום עונג מלהגיד לך אח"כ אמרתי לך, בחיי).

רשימה 3: פנטזיות - כל השאר - דברים שבא לי שיקרו אבל לא באמת חייבים.

דוגמאות: להכין אלבום לילדים, לבדוק הופעות של טיילור סוויפט ל 2025, להסתכל על בתים ודירות בכל מיני ערים באנגליה וגם לבדוק מה הטמפרטורה הממוצעת שם ביולי אוגוסט.

התנהלות: הרשימה הזו היא בעצם רשימת פנטזיות, רוב הדברים בה לא יקרו, בטח שלא היום. אבל אם הם יהיו בה מספיק זמן ימצאו את עצמם נכנסים לרשימת החשובים או שנצליח לשחרר אותם לעולם שכולו טוב.

קריאה נוספת: שיטת 10 ביום למשימה גדולה · 6 טיפים למשמעת עצמית · המסלולים של הקרציה

---

הפוסט הזה פורסם במקור כניוזלטר השבועי של הקרציה, ב-5.8.2023. רוצה לקבל את הניוזלטר כל שבוע ישר למייל לפני כולם? להצטרפות